|
Automaattivastaaja
*Ohjeissa on käytetty kursivoitua sinunosoite.com
-tekstiä, korvaa se aina omalla verkkotunnuksellasi.*
Automaattivastaaja (AutoResponder)
Automaattivastaaja lähettää automaattisesti vastauksen saapuviin sähköposteihin.
Esimerkiksi
"Viestisi tuli perille ja palaamme piakkoin asiaan".
tai
"Hei. Olen lomalla 1.7. - 29.7. Palaan asiaan 30.7."
Automaattivastaajan saat otettua käyttöösi kun kirjaudut webmailiin
(sinunosoite.com/webmail)
Älä valitse mitään sähköpostiohjelmaa, vaan klikkaa alareunasta "AutoResponders"
Klikkaa painiketta "Add
autoresponder"
Character Set
Tämä määrää, mitä merkistöä käytetään.
Valitse siihen ihan ensimmäiseksi utf-8
Jos laitat jonkun muun, niin automaattisen viestisi
ääkköset ja erikoismerkit eivät näy sellaisina kuin
niiden pitäisi.
Laita tämä ihan ensin, koska jos lopuksi muutat
tätä, joudut täyttämään kaikki muut kentät
uudestaan. Interval (aika tunteina) Jos
laitat tähän esim. 24, se tarkoittaa että samalle
lähettäjälle lähetetään 24tunnin aikana vain yksi
automaattivastaus, vaikka hän lähettäisi sinulle
useita viestejä (esimerkki: Olet laittanut
automaattivastaajan käyttöön loman ajaksi ja
työkaverisi lähettää sinulle viiden minuutin aikana
kymmenen sähköpostia. Automaattivastaaja lähettää
takaisin vain yhden viestin eikä kymmentä viestiä. Jos
olet asettanut interval -arvoksi 24, automaattivastaaja
vastaa taas seuraavana päivänä eli 24 tunnin kuluttua
samalle lähettäjälle mikäli hän lähettää sinulle
sähköpostia). From Kirjoita
tähän kenttään viestin lähettäjä eli oma nimesi. Tämä
näkyy siis automaattivastauksen lähettäjänä. Subject Viestin
aihe eli otsikko, esim. Olen lomalla Body Tähän
kenttään kirjoitat varsinaisen viestisi Start
/ Stop Tässä voit määritellä milloin
automaattivastaaja aloittaa ja milloin lopettaa. Jos
laitat Start Immediately, vastaaja aloittaa heti kun
olet ottanut sen toimintaan. Jos laitat Stop Never,
vastaaja ei lopeta toimintaa ennen kuin käyt ottamassa
sen itse pois päältä. Jos asetat Start tai Stop
-kohtaan kellonajan, muista että se noudattaa sitä
aikavyöhykettä, mikä sinulla on webmailissa
asetettuna (Suomen aikavyöhyke on talviaikaan GMT +2,
saat sen webmailissa säädettyä kohdassa Omat
asetukset - käyttöliittymä). Kun olet
valmis, klikkaa "Create/Modify"
-painiketta ja automaattivastaajasi on asennettu.
Saat vahvistuksen "The auto responder was successfully created."
Testaus Jos kokeilet vastaajan
toimintaa, niin muista että se lähettää yhteen
sähköpostiosoitteeseen vain yhden vastauksen. Ja
uudestaan se lähettää vastauksen samaan osoitteeseen
vasta kun Interval -aika on kulunut. Eli jos kokeilet
lähettää testi-viestin, että näet miltä
vastaajaviesti näyttää, niin saat vastauksen
ensimmäiseen viestiisi. Mutta jos heti perään
ajattelet, että "Kokeilenpa varulta
uudestaan" niin tähän viestiin et saa vastausta
(jos siis lähetät sen samasta sähköpostiosoitteesta
kuin ensimmäisen viestin). Automaattivastaajan
muokkaus Jos haluat muuttaa käytössä olevan
vastaajan viestiä, aihetta tms. Kirjaudu webmailiin
(sinunosoite.com/webmail)
Älä valitse mitään sähköpostiohjelmaa, vaan klikkaa alareunasta "AutoResponders" Näet
käytössä olevan vastaajan, klikkaa sen kohdalta
"Edit" Automaattivastaajan
poistaminen käytöstä Kirjaudu webmailiin
(sinunosoite.com/webmail)
Älä valitse mitään sähköpostiohjelmaa, vaan klikkaa alareunasta "AutoResponders" Jos
vastaaja on toiminnassa, näet sen tällä sivulla.
Klikkaa vastaajan kohdalta "Delete". Sinulta
kysytään vielä varmistus, klikkaa "Delete
autoresponder" painiketta. Nyt vastaaja on
poistettu käytöstä, saat vielä vahvistuksen 'The auto responder
“nimi@sinunosoite.com” was deleted.'
|
